Digitalisierung & Dokumentenscanner

PDF/A (Langzeitarchivierung)

Was steckt hinter dem Begriff PDF/A (Langzeitarchivierung)? Dieser Eintrag erklärt es kompakt und ohne Fachchinesisch.

Kurz erklärt: PDF/A ist ein genormtes PDF-Format speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

PDF/A (ISO 19005) ist eine eingeschränkte Variante des PDF-Formats, die auf Langzeitlesbarkeit ausgelegt ist: Schriftarten werden vollständig in die Datei eingebettet, auf externe Inhalte wie eingebundene Audiodateien oder JavaScript wird verzichtet, und Farbräume werden eindeutig definiert. Dadurch soll ein PDF/A-Dokument auch in vielen Jahren noch genauso angezeigt werden können wie zum Zeitpunkt der Erstellung, unabhängig von der dann verwendeten Software.

Für die Digitalisierung von Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist ist PDF/A eine sinnvolle Wahl, weil es Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum unterstützt. Viele Dokumentenscanner und deren Software bieten PDF/A direkt als Exportformat an, teils in Kombination mit OCR-Texterkennung für durchsuchbare Archive.

Verwandte Begriffe

DokumentenscannerEin Dokumentenscanner digitalisiert Papierunterlagen schnell und meist automatisiert, oft mit direkter Texterkennung.Duplex-ScanEin Duplex-Scan erfasst Vorder- und Rückseite eines Blatts in einem einzigen Durchlauf durch den Scanner.ADF (automatischer Dokumenteneinzug)Der ADF zieht gestapelte Blätter automatisch nacheinander in den Scanner ein, statt dass jede Seite einzeln aufgelegt werden muss.DPI (Scanauflösung)DPI (Dots per Inch) gibt an, wie viele Bildpunkte pro Zoll beim Scannen erfasst werden — die Auflösung bestimmt Detailgrad und Dateigröße.

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