Lexikon: sicher aufbewahren, vernichten, digitalisieren
34 Begriffe rund um Tresore, Aktenvernichtung, Brandschutz, Aufbewahrungsfristen und Dokumentenscanner — jeweils kurz erklärt.
Tresore & WertschutzAktenvernichtung & DatenschutzAufbewahrung & ArchivierungDigitalisierung & DokumentenscannerBrandschutz
Tresore & Wertschutz
TresorEin Tresor ist ein verschließbarer, widerstandsfähiger Behälter zum Schutz von Wertgegenständen und Dokumenten vor Diebstahl.MöbeltresorEin Möbeltresor ist ein kompakter Tresor zum Einbau in Schränke oder zur verdeckten Montage, meist für kleinere Wertsachen.WandtresorEin Wandtresor wird in eine Mauernische eingelassen und verschwindet dadurch fast vollständig im Wandbild.WertschutzschrankEin Wertschutzschrank ist ein nach EN 1143-1 zertifizierter, freistehender Tresor mit definiertem Widerstandsgrad gegen Einbruch.EN 1143-1EN 1143-1 ist die europäische Norm, die den Einbruchwiderstand von Tresoren und Wertschutzschränken in Grade 0 bis V einteilt.WiderstandsgradDer Widerstandsgrad ist das Ergebnis der Einbruchprüfung nach EN 1143-1 und zeigt, wie lange und gegen welche Werkzeuge ein Tresor standhält.VdSVdS steht für ein deutsches Prüfinstitut, dessen Zertifizierung Versicherer als Nachweis für den Sicherheitsstandard eines Tresors anerkennen.ECB-SECB-S ist ein europäisches Zertifizierungssystem für Sicherheitsprodukte, das die Einhaltung von EN-Normen wie EN 1143-1 bestätigt.EN 14450EN 14450 ist die europäische Norm für kleinere Sicherheitsbehälter mit den Widerstandsklassen S1 und S2 — eine Stufe unterhalb von EN 1143-1.
Aktenvernichtung & Datenschutz
DIN 66399DIN 66399 ist die deutsche Norm für die sichere Vernichtung von Datenträgern wie Papier, Festplatten oder optischen Medien.Schutzklasse (DIN 66399)Die Schutzklasse ordnet Dokumente nach ihrem Schutzbedarf in drei Stufen ein und bestimmt so, welche Sicherheitsstufe beim Vernichten sinnvoll ist.Sicherheitsstufe (P-1 bis P-7)Die Sicherheitsstufe gibt vor, wie klein die Papierschnipsel nach dem Schreddern maximal sein dürfen — von P-1 (grob) bis P-7 (extrem fein).PartikelschnittPartikelschnitt zerkleinert Papier in kleine rechteckige oder rautenförmige Schnipsel statt in lange Streifen.StreifenschnittStreifenschnitt zerlegt Papier nur in lange, parallele Streifen — die einfachste und unsicherste Schnittart nach DIN 66399.Materialklassen (P, F, O, T, E, H)Die Materialklassen der DIN 66399 unterscheiden, um welche Art von Datenträger es sich handelt — von Papier bis zur Festplatte.Blattkapazität (Aktenvernichter)Die Blattkapazität gibt an, wie viele Blatt Normalpapier ein Aktenvernichter pro Durchgang gleichzeitig zerkleinern kann.
Aufbewahrung & Archivierung
AufbewahrungsfristDie Aufbewahrungsfrist ist der gesetzlich vorgeschriebene Zeitraum, in dem bestimmte Geschäftsunterlagen nicht vernichtet werden dürfen.§ 147 AO§ 147 der Abgabenordnung regelt, welche steuerlich relevanten Unterlagen Unternehmen wie lange aufbewahren müssen.§ 257 HGB§ 257 des Handelsgesetzbuchs regelt die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Kaufleute, etwa für Handelsbücher und Jahresabschlüsse.BuchungsbelegEin Buchungsbeleg ist jeder Nachweis, der einer Buchung in der Finanzbuchhaltung zugrunde liegt — etwa eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Quittung.GeschäftsbriefEin Geschäftsbrief ist jede geschäftliche Korrespondenz, die den Abschluss, die Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betrifft.HängeregistermappeEine Hängeregistermappe ist eine Aktenmappe mit seitlichen Metall- oder Kunststoffschienen zum Einhängen in Hängeregistraturen und Schubladen.AblagesystemEin Ablagesystem ist die strukturierte Art, wie Dokumente sortiert, beschriftet und aufbewahrt werden, damit sie später wiederauffindbar sind.
Digitalisierung & Dokumentenscanner
DokumentenscannerEin Dokumentenscanner digitalisiert Papierunterlagen schnell und meist automatisiert, oft mit direkter Texterkennung.ADF (automatischer Dokumenteneinzug)Der ADF zieht gestapelte Blätter automatisch nacheinander in den Scanner ein, statt dass jede Seite einzeln aufgelegt werden muss.Duplex-ScanEin Duplex-Scan erfasst Vorder- und Rückseite eines Blatts in einem einzigen Durchlauf durch den Scanner.OCR (Texterkennung)OCR wandelt den Text auf einem gescannten Bild in durchsuchbaren, kopierbaren Fließtext um.DPI (Scanauflösung)DPI (Dots per Inch) gibt an, wie viele Bildpunkte pro Zoll beim Scannen erfasst werden — die Auflösung bestimmt Detailgrad und Dateigröße.PDF/A (Langzeitarchivierung)PDF/A ist ein genormtes PDF-Format speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.
Brandschutz
Feuerfeste DokumentenboxEine feuerfeste Dokumentenbox schützt Papierunterlagen für eine begrenzte Zeit vor Hitze und Rauch, ersetzt aber keinen Einbruchschutz.EN 15659EN 15659 ist die europäische Norm für den Feuerschutz von Papierdokumenten in Behältern mit LFS-Klassen wie LFS 30P oder LFS 60P.DatensicherungsschrankEin Datensicherungsschrank schützt elektronische Datenträger wie Festplatten oder USB-Sticks vor Feuer — mit deutlich strengeren Grenzwerten als reine Papierboxen.UL 72UL 72 ist ein US-amerikanischer Prüfstandard für den Feuerwiderstand von Tresoren und Aktenschränken, bekannt durch die Klassenbezeichnung Class 350.NT Fire 017NT Fire 017 ist ein skandinavischer Brandprüfstandard für Tresore, der häufig parallel zu europäischen EN-Normen zitiert wird.