verwahrsam.de
Aufbewahrung & Archivierung

§ 257 HGB

§ 257 HGB taucht beim Thema Dokumenten- und Wertsachenschutz immer wieder auf. Hier die Einordnung in verständlicher Sprache.

Kurz erklärt: § 257 des Handelsgesetzbuchs regelt die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Kaufleute, etwa für Handelsbücher und Jahresabschlüsse.

§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und empfangene beziehungsweise abgesandte Handelsbriefe für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Für Jahresabschlüsse und Buchungsbelege gelten grundsätzlich zehn Jahre, für Handelsbriefe sechs Jahre — die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder das Dokument entstanden ist.

Auch wenn das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die steuerliche Frist für Buchungsbelege nach § 147 AO auf acht Jahre verkürzt hat, bleibt die zehnjährige Frist für Jahresabschlüsse nach § 257 HGB unverändert bestehen. In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen deshalb weiterhin an der längeren der jeweils geltenden Fristen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Verwandte Begriffe

AufbewahrungsfristDie Aufbewahrungsfrist ist der gesetzlich vorgeschriebene Zeitraum, in dem bestimmte Geschäftsunterlagen nicht vernichtet werden dürfen.HängeregistermappeEine Hängeregistermappe ist eine Aktenmappe mit seitlichen Metall- oder Kunststoffschienen zum Einhängen in Hängeregistraturen und Schubladen.BuchungsbelegEin Buchungsbeleg ist jeder Nachweis, der einer Buchung in der Finanzbuchhaltung zugrunde liegt — etwa eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Quittung.AblagesystemEin Ablagesystem ist die strukturierte Art, wie Dokumente sortiert, beschriftet und aufbewahrt werden, damit sie später wiederauffindbar sind.

Passende Ratgeber

← Zurück zum Lexikon