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Aufbewahrung & Archivierung

Buchungsbeleg

Buchungsbeleg taucht beim Thema Dokumenten- und Wertsachenschutz immer wieder auf. Hier die Einordnung in verständlicher Sprache.

Kurz erklärt: Ein Buchungsbeleg ist jeder Nachweis, der einer Buchung in der Finanzbuchhaltung zugrunde liegt — etwa eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Quittung.

Zu den Buchungsbelegen zählen unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lieferscheine mit Rechnungsfunktion und Quittungen. Sie dienen als Nachweis dafür, dass eine gebuchte Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat, und sind zentrale Grundlage jeder Betriebsprüfung.

Nach § 147 AO galt für Buchungsbelege bislang eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht; durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde sie ab 2026 auf acht Jahre verkürzt. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt weiterhin die zehnjährige Frist. Nach Ablauf der Frist dürfen Buchungsbelege vernichtet werden — bei personenbezogenen Daten empfiehlt sich dafür ein Aktenvernichter mit einer an den Inhalt angepassten Sicherheitsstufe statt einfacher Entsorgung im Altpapier.

Verwandte Begriffe

AufbewahrungsfristDie Aufbewahrungsfrist ist der gesetzlich vorgeschriebene Zeitraum, in dem bestimmte Geschäftsunterlagen nicht vernichtet werden dürfen.HängeregistermappeEine Hängeregistermappe ist eine Aktenmappe mit seitlichen Metall- oder Kunststoffschienen zum Einhängen in Hängeregistraturen und Schubladen.§ 147 AO§ 147 der Abgabenordnung regelt, welche steuerlich relevanten Unterlagen Unternehmen wie lange aufbewahren müssen.AblagesystemEin Ablagesystem ist die strukturierte Art, wie Dokumente sortiert, beschriftet und aufbewahrt werden, damit sie später wiederauffindbar sind.

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