Aufbewahrung & Archivierung

Geschäftsbrief

Kurz und klar: Das bedeutet Geschäftsbrief im Zusammenhang mit Aufbewahrung, Vernichtung und Digitalisierung von Dokumenten.

Kurz erklärt: Ein Geschäftsbrief ist jede geschäftliche Korrespondenz, die den Abschluss, die Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betrifft.

Zu den Geschäftsbriefen zählen etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferantenkorrespondenz oder Reklamationen, sofern sie sich auf ein konkretes Handelsgeschäft beziehen — unabhängig davon, ob sie per Post, E-Mail oder Fax versendet wurden. Sowohl empfangene als auch abgesandte Geschäftsbriefe (bzw. deren Kopien) unterliegen der Aufbewahrungspflicht.

Nach § 257 HGB und § 147 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbriefe sechs Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesendet wurde. Diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz nicht verändert — verkürzt wurden ausschließlich die Fristen für Buchungsbelege.

Verwandte Begriffe

§ 147 AO§ 147 der Abgabenordnung regelt, welche steuerlich relevanten Unterlagen Unternehmen wie lange aufbewahren müssen.BuchungsbelegEin Buchungsbeleg ist jeder Nachweis, der einer Buchung in der Finanzbuchhaltung zugrunde liegt — etwa eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Quittung.HängeregistermappeEine Hängeregistermappe ist eine Aktenmappe mit seitlichen Metall- oder Kunststoffschienen zum Einhängen in Hängeregistraturen und Schubladen.AblagesystemEin Ablagesystem ist die strukturierte Art, wie Dokumente sortiert, beschriftet und aufbewahrt werden, damit sie später wiederauffindbar sind.

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Welche Unterlagen wie lange aufbewahren? Der Überblick nach § 147 AO und § 257 HGB

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