Aufbewahrung & Recht
Bürokratieentlastungsgesetz IV: was sich bei den Aufbewahrungsfristen 2026 ändert
Seit Anfang 2026 gilt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz — mit einer spürbaren Änderung für Unternehmen: Buchungsbelege müssen nicht mehr zehn, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Was genau sich ändert und was gleich bleibt.
Die zentrale Änderung: acht statt zehn Jahre für Buchungsbelege
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) verkürzt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 AO von zehn auf acht Jahre. Betroffen sind unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lieferscheine mit Rechnungsfunktion und Quittungen. Die Änderung gilt für alle Belege, deren zehnjährige Frist zum 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war — praktisch konnten damit ab 2026 auch Jahrgänge bis 2017 früher vernichtet werden als nach der alten Regelung vorgesehen.
Wer von der Verkürzung ausgenommen ist
Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute sind von der Verkürzung ausdrücklich ausgenommen: Für sie gilt laut einem Kabinettsbeschluss vom August 2025 weiterhin die zehnjährige Frist für Buchungsbelege. Für alle anderen Unternehmen und Selbstständigen greift die neue Acht-Jahres-Regel.
Was unverändert bleibt
Nicht von der Reform betroffen sind Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventarlisten nach § 257 HGB — hier gilt weiterhin die zehnjährige Frist, ebenso für die GoBD-Verfahrensdokumentation. Auch die sechsjährige Frist für Geschäftsbriefe bleibt unangetastet.
Was das für die eigene Ablage bedeutet
Wer Buchungsbelege bislang strikt zehn Jahre vorgehalten hat, kann die eigene Ablage- und Löschroutine entsprechend anpassen — mit dem klaren Vorteil, dass sich der Aktenbestand schneller reduziert. Wichtig ist dabei, weiterhin sauber zwischen Buchungsbelegen (8 Jahre), Jahresabschlüssen (10 Jahre) und Geschäftsbriefen (6 Jahre) zu unterscheiden, statt pauschal eine einzige Frist auf alle Unterlagen anzuwenden. Zur schnellen Berechnung des konkreten Fristendes eignet sich unser Aufbewahrungsfristen-Rechner. Für die datenschutzkonforme Vernichtung nach Fristablauf sind Unterlagen mit Namens- oder Kontobezug mit einer angemessenen Sicherheitsstufe zu schreddern, nicht einfach im Altpapier zu entsorgen.
- Buchungsbelege: seit BEG IV 8 statt 10 Jahre Aufbewahrungsfrist.
- Ausnahme: Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute — weiterhin 10 Jahre.
- Jahresabschlüsse, Bilanzen und GoBD-Verfahrensdokumentation: unverändert 10 Jahre.
- Geschäftsbriefe: unverändert 6 Jahre.
- Die Verkürzung gilt auch für Belege, deren alte Frist zum 1.1.2026 noch nicht abgelaufen war.
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Häufige Fragen
Ab wann genau gilt die verkürzte Frist?
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist seit Anfang 2026 in Kraft und gilt für alle Buchungsbelege, deren alte zehnjährige Frist zum 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war.
Betrifft die Verkürzung auch Jahresabschlüsse?
Nein — für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare nach § 257 HGB gilt weiterhin die zehnjährige Frist, unverändert durch das BEG IV.
Muss ich als Bank oder Versicherung auch nur 8 Jahre aufbewahren?
Nein, für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt laut Kabinettsbeschluss weiterhin die zehnjährige Frist für Buchungsbelege.
Quellen
- haufe.de: Bürokratieentlastungsgesetz — Aufbewahrungspflichten verkürzt
- bbh-blog.de: Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf 8 Jahre
- drweb.de: Aufbewahrungsfristen 2026 — was endlich in den Schredder darf
Stand: September 2026.