Welche Unterlagen wie lange aufbewahren? Der Überblick nach § 147 AO und § 257 HGB

Sechs, acht oder zehn Jahre — welche Aufbewahrungsfrist für welches Dokument gilt, ist selten auf Anhieb klar. Der Überblick nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch, inklusive der Änderungen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Die zwei zentralen Rechtsgrundlagen

§ 147 AO und § 257 HGB regeln gemeinsam, welche geschäftlichen Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Beide Vorschriften verpflichten insbesondere Buchführungspflichtige, Bücher, Belege und Geschäftskorrespondenz für festgelegte Zeiträume geordnet vorzuhalten, damit sie im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können. Die Frist beginnt dabei jeweils erst mit dem Schluss des Kalenderjahres der Entstehung, weshalb sie stets zum 31. Dezember endet.

Was sich 2026 geändert hat

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das Anfang 2026 in Kraft trat, wurde die Frist für Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Betroffen sind alle Belege, deren alte zehnjährige Frist zum 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war — Jahrgänge bis 2017 durften damit ab 2026 vernichtet werden. Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute sind von dieser Verkürzung ausdrücklich ausgenommen und bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf.

Was unverändert bleibt

Für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare nach § 257 HGB gilt weiterhin die zehnjährige Frist — hier hat sich durch das BEG IV nichts geändert. Für Geschäftsbriefe, also empfangene und versendete geschäftliche Korrespondenz zu einem konkreten Handelsgeschäft, bleibt es bei sechs Jahren.

Die wichtigsten Fristen auf einen Blick

Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege): 8 Jahre seit BEG IV, für Finanzinstitute weiterhin 10 Jahre. Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare: 10 Jahre. Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Handwerkerrechnungen für private Auftraggeber: 2 Jahre nach § 14b UStG. Für eine schnelle Berechnung des konkreten Fristendes nutzen Sie unseren Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Sinnvolle Ablage erleichtert die spätere Vernichtung

Wer Unterlagen nach Jahrgang statt gemischt ablegt, kann nach Fristablauf ganze Jahrgänge gebündelt entnehmen und fristgerecht vernichten lassen, statt einzelne Dokumente mühsam heraussuchen zu müssen. Eine nach Jahren sortierte Hängeregistratur oder ein entsprechendes Ablagesystem zahlt sich hier langfristig aus — mehr dazu in unserer Kaufberatung Aufbewahrung & Fristen.

Häufige Fragen

Gilt die verkürzte 8-Jahres-Frist auch rückwirkend?

Ja, sie gilt für alle Buchungsbelege, deren alte zehnjährige Frist zum 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war — entsprechend konnten ab 2026 auch ältere Jahrgänge früher vernichtet werden als ursprünglich geplant.

Muss ich als Privatperson Kontoauszüge aufbewahren?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht besteht für Privatpersonen in der Regel nicht, mit Ausnahme etwa der zweijährigen Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen nach § 14b UStG. Für die eigene Übersicht ist eine längere freiwillige Aufbewahrung dennoch oft sinnvoll.

Was passiert, wenn ich Unterlagen zu früh vernichte?

Werden noch fristgebundene Unterlagen vorzeitig vernichtet, können im Rahmen einer Betriebsprüfung Nachweisprobleme entstehen. Im Zweifel lohnt sich, vor der Vernichtung das genaue Fristende zu prüfen.

Quellen

• drweb.de: Aufbewahrungsfristen 2026 — was in den Schredder darf
• haufe.de: Bürokratieentlastungsgesetz — Aufbewahrungspflichten verkürzt
• bbh-blog.de: Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf 8 Jahre

Stand: September 2026.